Loi 25 et courtiers immobiliers : vos obligations en matière de données
La Loi 25 impose de vraies obligations aux courtiers qui détiennent des renseignements personnels. Voici une checklist claire pour rester conforme.
Qu'est-ce que la Loi 25 ?
La Loi 25, qui modernise les dispositions législatives sur la protection des renseignements personnels, est entrée en vigueur par étapes. Elle s'applique aux entreprises privées, dont les agences et les courtiers immobiliers qui recueillent des données sur leurs clients : coordonnées, informations financières, pièces d'identité et documents de transaction.
Pourquoi les courtiers sont concernés
Un dossier de transaction contient énormément de renseignements sensibles. Dès qu'un courtier recueille, utilise ou conserve ces informations, il devient responsable de leur protection au sens de la loi. Ce n'est pas optionnel, et l'OACIQ accompagne les courtiers dans cette mise en conformité.
Votre checklist de conformité
- 1Désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels et publier ses coordonnées sur votre site.
- 2Adopter et publier une politique de confidentialité claire et accessible.
- 3Tenir un registre des incidents de confidentialité et savoir quand les signaler aux personnes concernées et à la Commission d'accès à l'information.
- 4Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) avant tout nouveau projet qui touche des renseignements personnels.
- 5Mettre en place des mesures de sécurité : inventaire des données, gestion des accès physiques et informatiques, mots de passe robustes.
- 6Obtenir un consentement clair pour la collecte et l'utilisation des renseignements.
- 7Respecter les délais de conservation et détruire les renseignements une fois leurs fins atteintes.
Comment Cadastro vous aide à rester conforme
- Vos dossiers clients et de transaction centralisés dans une seule plateforme, plutôt que dispersés dans des fichiers et des courriels.
- Accès protégé par mot de passe et connexions chiffrées (HTTPS/TLS).
- Une conception alignée sur la Loi 25, pensée pour le contexte québécois.
Découvrez la plateforme Cadastro ou créez votre compte gratuitement. Pour vos autres obligations professionnelles, consultez aussi notre guide sur la formation continue obligatoire de l'OACIQ.
Questions fréquentes
La Loi 25 s’applique-t-elle aux courtiers immobiliers indépendants ?
Oui. Tout courtier ou agence qui recueille et conserve des renseignements personnels est visé, qu'il agisse à son compte ou au sein d'une agence. L'OACIQ fournit des lignes directrices spécifiques au courtage.
Dois-je nommer une personne responsable des renseignements personnels ?
Oui. Vous devez désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels et rendre ses coordonnées accessibles, par exemple sur votre site web.
Qu'est-ce qu'une ÉFVP ?
Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est une analyse à réaliser avant un projet qui implique la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels, afin d'en évaluer les risques et de les atténuer.
Sources
La plateforme tout-en-un des courtiers du Québec
Site web, conformité OACIQ, Centris, leads et suivis au même endroit.
